Conheça os principais entraves que atrapalham o fluxo de informações em projetos de construção civil e conheça algumas táticas que ajudarão a tornar os processos de comunicação em suas obras mais transparentes, colaborativos e eficientes
Já falamos diversas vezes sobre como a fase do planejamento, a etapa pré-obra, é importante para garantir o sucesso no desenvolvimento dos projetos de construção civil. Contudo, existe outro fator crucial nesse sentido: a comunicação.
Afinal, a boa comunicação entre todos os envolvidos ajuda não somente na criação de um plano de ação, de orçamento e de cronograma mais efetivo e preciso, como também contribui diretamente para que o que foi planejado seja efetivamente colocado em prática.
Neste sentido, um estudo realizado pelo Project Management Institute revelou que:
Em organizações em que a comunicação é altamente eficiente, 80% dos projetos são completados dentro do prazo e orçamento planejados – uma performance 54% melhor em comparação com empresas em que a comunicação é ineficiente.
A pesquisa apontou ainda que até 56% do orçamento de um projeto pode estar em risco por falta de comunicação efetiva entre os profissionais envolvidos.
Ou seja, do planejamento à execução, a comunicação é o elo que liga todas as informações relevantes em projetos de construção civil, garantindo que cada área tenha os dados e o conhecimentos de que precisa, no momento em que precisa, para realizar um bom trabalho.
A seguir, descubra:
– Quais são os principais problemas que causam falhas na comunicação entre os profissionais envolvidos em um projeto.
– O que você pode fazer em sua empresa para garantir uma comunicação mais eficiente e transparente, resultando em índices de sucesso mais elevados em suas obras.
Problemas de comunicação em projetos de construção civil
Cronograma, orçamento, qualidade, segurança, rotatividade de profissionais e até questões legais. Tudo isso pode ser afetado negativamente por conta de falhas na comunicação durante as fases de planejamento e execução da obra.
Esses problemas de comunicação podem ser originados por diversos fatores. Dentre eles, destacam-se, por exemplo:
🤔 Falta de clareza dos líderes ao repassar informações, resultando em mal-entendidos que geram retrabalhos e prejuízos;
🙅♂️ Falta de abertura entre diferentes hierarquias, fazendo com que os profissionais não se sintam à vontade para se comunicar com seus superiores – seja para informar algo ou tirar dúvidas;
😤 Problemas de relacionamento entre os profissionais, que geram uma comunicação mais hostil ou falta de comunicação em geral;
🤐 Falta de transparência sobre os dados do projeto, fazendo com que os envolvidos não tenham todas as informações necessárias para executar seu trabalho;
🤷♀️ Ausência de uma estrutura adequada para que a comunicação possa fluir de forma rápida e eficiente entre diferentes áreas;
⏳ Demora para ter acesso a informações atualizadas sobre o projeto, gerando atrasos, frustrações e problemas no desenvolvimento da obra.
Então, você reconhece algumas dessas situações?
Para evitar que essas questões prejudiquem seus projetos de construção civil, é importante estabelecer padrões e processos de comunicação que gerem mais colaboração e transparência entre todos os envolvidos.
Como melhorar a comunicação em projetos de construção civil
Para melhorar a comunicação em seus projetos de construção civil, não basta apenas focar nos profissionais, é importante analisar desde a cultura organizacional, o seu próprio posicionamento como gestor até os processos que podem estar atrapalhando o fluxo de informações.
Ao seguir os passos listados abaixo, você terá uma visão melhor do que precisa ser melhorado e o que pode ser feito para tornar a comunicação mais eficaz e transparente.
Acompanhe!
1) Avalie a cultura organizacional
Problemas de comunicação muitas vezes são reflexos de outras questões relacionadas aos processos organizacionais e à cultura da empresa como um todo.
Não dá para esperar, por exemplo, que os colaboradores compartilhem suas descobertas e informações sobre o projeto com os líderes se não há abertura e um caminho claro e específico para isso.
Da mesma forma, se a comunicação não acontece de maneira transparente e horizontal, é de se esperar que as informações fiquem isoladas e demorem para chegar a quem deveria ter acesso a tal conhecimento.
Por isso, o primeiro passo para melhorar a comunicação em suas obras é analisar como a cultura da empresa contribui ou prejudica o fluxo de informações.
Estas são algumas questões que você precisa avaliar nesse sentido:
a) Os colaboradores são envolvidos no desenvolvimento de estratégias e no planejamento?
Quanto mais eles participarem desses momentos decisivos, melhor será a visão sobre o plano de ações e os objetivos a serem alcançados.
Além disso, o envolvimento de profissionais de diversas áreas oferece uma visão mais ampla sobre todos os aspectos do projeto, tornando o planejamento mais preciso e eficiente.
Em última instância, essa participação ativa dos funcionários faz com que eles se sintam mais valorizados – e, consequentemente, mais dispostos a contribuir para uma comunicação eficaz.
b) A comunicação entre os diferentes setores e cargos é transparente e descomplicada?
Uma barreira hierárquica pode funcionar como um muro que bloqueia a passagem de informações.
Por um lado, os gestores precisam se comunicar de forma honesta e clara com os profissionais, dando o exemplo e abrindo o caminho para conversas francas. Por outro, os funcionários precisam ter facilidade de se comunicar com seus superiores, sentindo que seus feedbacks são ouvidos e levados a sério. Assim, o fluxo de informações é constante e seguro.
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2) Entenda quem são os stakeholders de seus projetos de construção civil
Os stakeholders são todas as partes envolvidas em um projeto de construção civil. Ou seja, neste grupo estão, por exemplo: engenheiros, arquitetos, projetistas, profissionais do canteiro de obras, equipe do escritório, prestadores de serviço, fornecedores, investidores e clientes. Cada uma desses membros precisa se comunicar e receber informações de forma clara e constante.
Então, se você quer melhorar a comunicação em suas obras, deve começar listando todos os interessados nos projetos que são desenvolvidos em sua empresa.
Fazer essa lista vai ajudá-lo a ter uma noção melhor de como a comunicação deve fluir, quem são as pessoas que precisam ser informadas, sobre o que cada parte precisa ser informada e quais são as principais fontes de informação sobre a obra.
3) Liste as informações que precisam ser compartilhadas
O próximo passo é identificar quais são as informações que cada parte envolvida precisa receber e quais são as informações que elas podem fornecer.
Por exemplo:
– Clientes e investidores devem ser atualizados constantemente sobre a evolução da obra e do planejamento como o um todo.
– Já o mestre de obras, precisa receber os projetos atualizados, as programações das atividades (de acordo com o planejamento atualizado), ao mesmo tempo em que deve fornecer dados sobre a execução da obra, assim como repassar essas informações a cada uma das equipes (seja interna ou terceirizada).
Além de determinar as informações relacionadas a cada um dos stakeholders, também é importante estabelecer o período de comunicação e atualização de tais informações.
Enquanto alguns dados devem ser atualizados diariamente ou semanalmente, outras informações podem ser verificadas e compartilhadas periodicamente – a cada mês ou quinzenalmente, por exemplo.
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4) Crie fluxos claros de comunicação
Outro passo fundamental para melhorar a comunicação é desenvolver processos para que as informações fluam de maneira rápida e eficiente.
Neste sentido, é importante determinar questões como, por exemplo:
🙋♂️ Quem são os responsáveis por receber e compartilhar informações em cada área.
📲 Quais são os canais que devem ser utilizados para receber e compartilhar informações.
📆 Com que frequência as informações devem ser recebidas e compartilhadas.
📝 Quais são os métodos de registro de cada etapa da comunicação.
Por exemplo:
- O mestre de obra é o responsável por receber informações (do escritório e da equipe) e por repassar informações (para o escritório e para a equipe);
- Os canais utilizados para isso podem ser: reuniões, via e-mail, via grupo no WhatsApp;
- O mestre de obras vai se reunir com a equipe toda manhã para repassar informações e todo final do dia vai enviar um relatório sobre a evolução da obra;
- As informações devem ser registradas em um formulário específico no sistema online utilizado pela empresa.
Esse é só um exemplo. Você pode criar o processo que for mais adequado para o contexto da sua organização.
Criar esse tipo de padronização vai evitar que as informações fiquem isoladas em determinadas áreas, que os responsáveis sejam informados tarde demais e que falhas na comunicação acabem gerando atrasos e prejuízos na obra.
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5) Conte com a ajuda de ferramentas tecnológicas
Por fim, também é importante levar em consideração ferramentas e sistemas que podem facilitar a comunicação e aprimorar o compartilhamento de informações entre todos o envolvidos.
Ferramentas de BIM (Building Information Modeling) são o principal exemplo de como a tecnologia pode aprimorar a colaboração e a comunicação em projetos de construção civil.
O BIM nada mais é do que um método/processo de construção digital dos projetos. Por meio do BIM, todas as partes interessadas têm acesso às mesmas informações sobre o projeto, resultando em mais transparência nos processos, em um planejamento mais preciso e no aumento da eficiência e produtividade em todas as pontas.
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Além disso, é preciso analisar outras ferramentas – que, inclusive, podem ser integradas ao BIM ou a outros sistemas que sua empresa utilize – que contribuem para a coleta e o compartilhamento de informações em tempo real.
Estamos falando de tecnologias móveis como, por exemplo:
Todas essas ferramentas facilitam a captura de dados no canteiro de obras que podem ser compartilhados instantaneamente com todos os stakeholders.
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Ao aplicar essas práticas na gestão das suas obras, você aumentará as chances de ter uma comunicação mais fluida e colaborativa em seus projetos de construção civil. Consequentemente, acontecerão menos erros, retrabalhos e prejuízos.
Portanto, cuide dos seus processos de comunicação!