Acompanhamento e controle de obra: o segredo para a melhoria contínua na gestão de obras

Está no nosso DNA buscar incansavelmente formas de melhorar a produtividade das obras que gerenciamos. Para isso, estamos sempre revendo processos, procurando ferramentas de apoio, estudando cases de sucesso, conhecendo teorias, conceitos e pensadores que apresentam ideias interessantes para o trabalho de gestão, e assim por diante. Nessa jornada, entendemos que um dos principais pilares de uma gestão de obras eficiente é o que chamamos de “acompanhamento e controle de obra”. Essa fase acontece durante a etapa mais conhecida do ciclo do empreendimento imobiliário – a obra –, e engloba tarefas como: ? Mobilização e planejamento da produção. ? Desenvolvimento e negociação com fornecedores. ? Compra de materiais, contratação de subempreiteiros e locação de equipamentos. ? Administração contratual com subempreiteiros e fornecedores. ? Construção do empreendimento. ? Implantação de uma logística de canteiro eficiente. ? Acompanhamento e controle de custos. ? Acompanhamento e controle físico (prazo). ? Acompanhamento e controle do caixa. ? Supervisão da qualidade de execução. ? Cuidados com a segurança do trabalho. ? Atenção ao meio ambiente. ? Desmobilização e entrega. Basicamente, o objetivo do acompanhamento e controle de obra é executar o que foi planejado e identificar e atuar sobre imprevistos e desvios (entre o executado e o previsto – sempre de maneira preventiva), de forma a minimizar perdas e maximizar resultados. Muitas vezes, porém, essa etapa é feita no “piloto automático”, pois os responsáveis pela obra normalmente estão tão focados em resolver os problemas urgentes que acabam não atuando de forma organizada, estruturada e antecipada. Um grande erro que pode gerar prejuízos financeiros, de tempo e de qualidade da obra. Outro problema é que, via de regra, os responsáveis estão preocupados apenas na produção; em construir. O planejamento e o acompanhamento e controle de obra acabam sendo deixados parcialmente ou totalmente de lado, até por não serem tarefas ligadas e essenciais a construção em si, mas sim a uma construção eficiente.

Nossa missão é ajudá-lo a garantir que isso não aconteça em seus projetos!

Já falamos aqui sobre dois conceitos que nos apoiam em todas as nossas obras: o ciclo PDCA e as quatro disciplinas da execução. Hoje, dando continuidade ao compartilhamento de informações e teorias que consideramos cruciais para fazer de seu projeto um sucesso, trazemos para o debate uma filosofia chamada Kaizen. Você já ouviu falar?

Hoje melhor do que ontem, amanhã melhor do que hoje

Tudo pode ser melhorado. E a melhoria contínua baseia-se em fatos e dados; ou seja, na criação e no acompanhamento rigoroso de indicadores matemáticos consistentes e confiáveis para fundamentar a tomada de decisão. Essas são as duas regras básicas da metodologia Kaizen que, apesar de ter sido abraçada primeiramente pelos japoneses, começou a ser pensada por um norte-americano. Quem? William Edwards Deming, é claro. O cenário corporativo não era dos melhores no fim da década de 1940, com as grandes economias mundiais vivendo um momento de reestruturação (uma vez que a Segunda Guerra Mundial acabou em 1945), e Demings, estatístico que era funcionário da Bell Companies, decidiu estudar os processos de produção da companhia para identificar possíveis problemas e sugerir melhorias. Nesse trabalho, ele fez algumas constatações importantes: - Havia um foco demasiado na inspeção final dos produtos na saída das linhas de montagem, sem muita preocupação com verificações intermediárias, o que resultava em muitas perdas e retrabalhos de produtos acabados. - Os procedimentos gerenciais e operacionais eram excessivamente rígidos, e havia pouco espaço para a proposição de melhorias nos processos produtivos – e, portanto, de melhorias nos produtos finais. - Erros e falhas eram repetidos de maneira sistemática. - Operários contribuíam pouco na proposição de possíveis melhorias no processo produtivo e na gestão da produção. Dessas observações nasceu sua metodologia de “melhoria contínua”, que defendia que todo o processo produtivo fosse acompanhado de perto, introduzindo, de maneira disciplinada e estruturada, ajustes nos processos gerenciais e produtivos, removendo-se progressivamente as causas das falhas e dos desvios sistemáticos. Mas seus superiores não quiseram seguir o caminho sugerido por Deming. O primeiro teste prático da filosofia veio pouco tempo depois, quando ele foi convidado a palestrar no Japão. Lá, as organizações não apenas aceitaram as ideias de Deming, como as colocaram em prática, e em pouco tempo observaram seus níveis de qualidade, produtividade e competitividade melhorarem consideravelmente, o que ajudou a fazer do país uma das maiores potências econômicas do mundo.

Kaizen no acompanhamento de obra

Demings defendia que a melhoria contínua pode ser obtida de duas formas: 1) Pela identificação e remoção de causas de falhas e desvios nos processos de gestão e de produção. 2) Pela identificação proativa de oportunidades de melhoria, a partir da análise sistemática dos dados apontados. Com base nessa ideia, estes são alguns dos indicadores que devem ser incluídos no seu planejamento de melhoria contínua na etapa de acompanhamento e controle de obra: a) Custos. b) Prazos. c) Produtividade. d) Taxa de retrabalho. Outras inúmeras métricas podem ser adicionadas a essa lista, geralmente associadas às especificações técnicas e aos procedimentos de inspeção e recebimento a serem aplicados no campo. Para defini-las, é preciso analisar o produto intermediário ou final a ser entregue. O importante, então, é estabelecer indicadores, monitorá-los ao longo de toda a etapa de acompanhamento de obra e tomar decisões ao longo do processo baseando-se na evolução desses números. Depois de definir os indicadores que serão monitorados, você pode passar para a próxima etapa do processo: a criação de um checklist de tarefas e ações que precisam ser colocadas em prática durante a etapa de acompanhamento e controle de obra. Mas isso é assunto para o nosso próximo artigo. Até lá!

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