Toda construtora aprova um orçamento antes de uma obra começar. Mas é outro orçamento – este atualizado todo mês – que precisa estar na mesa da diretoria durante a execução. Entenda o que é o orçamento-tendência e como executá-lo, e saiba como ele protege a margem da obra
Antes da primeira betoneira chegar ao canteiro, o orçamento da obra já está aprovado. Fechado em planilha, baseado em projetos, memoriais e composições, é esse documento que diz à diretoria quanto a obra vai custar. A meta de custo de construção.
O problema é que esse orçamento começa a envelhecer no primeiro mês de obra. Cada contrato fechado, proposta recebida, metodologia ajustada, índice de inflação corrigido muda o número que de fato vai aparecer na entrega. O que significa que as decisões tomadas com base no orçamento original são tomadas olhando para o retrovisor.
É para resolver exatamente esse problema que existe o orçamento-tendência.
O que é o orçamento-tendência
Orçamento-tendência é o orçamento mais provável da obra naquele momento, calculado com base no que já aconteceu, no que já está contratado e nas melhores informações disponíveis sobre o que ainda falta executar.
Diferente do orçamento original, que é uma previsão feita antes da obra começar, o orçamento-tendência é uma projeção viva, atualizada a cada mês com dados reais.
"Todo mês, quando a gente fecha um acompanhamento, eu fecho um novo orçamento, baseado nos custos que foram incorridos, nas propostas que recebi, no valor que o cliente está fechando, nas soluções construtivas que ele está adotando", explica Bruna Bergamo, Diretora Técnica e sócia da Celere.
Na prática, o orçamento-tendência funciona como referência de gestão atualizada, ele traz o número que a diretoria precisa olhar a cada mês. Ele não substitui o orçamento original (que continua sendo a meta contra a qual o desempenho é comparado), mas orienta as decisões correntes.
Como se constrói um orçamento-tendência
O orçamento-tendência sai do ciclo mensal de acompanhamento de custos, processo que detalhamos neste artigo. A cada fechamento, três grupos de informação alimentam a nova projeção:
1. O que já aconteceu – custos incorridos (pagos e a pagar), medições já realizadas e contratos já fechados. Esse bloco é fato consumado, não muda mais.
2. O que está em fechamento – propostas recebidas no mês, negociações em andamento, contratações no pipeline. Esse bloco tem incerteza menor que o orçamento original, porque já existem números reais sobre a mesa, mas ainda não está definitivo.
3. O que ainda vai acontecer – pacotes futuros, ainda não cotados, projetados com base nas melhores premissas atuais. Esse bloco continua sendo previsão, mas é uma previsão mais informada do que a do orçamento original, porque o time já tem mais conhecimento sobre o canteiro, as equipes, os fornecedores e a realidade da obra.
Somando os três blocos, gera-se o novo orçamento total da obra, o orçamento-tendência do mês.
Por que o orçamento-tendência é diferente do orçamento original
Há duas diferenças entre o orçamento original e o orçamento-tendência:
A primeira é estrutural
Um orçamento original detalhado pode ter mais de mil linhas, cada item de cada serviço de cada pavimento é calculado em nível de composição. Essa estrutura serve para previsão, mas não serve para acompanhamento.
"Não tem como você acompanhar uma obra com mil e trezentos itens", observa Bruna. "Às vezes, o pessoal acha que a estrutura de orçamento tem que ser a mesma estrutura de acompanhamento. Não! Na estrutura de acompanhamento, a gente reduz para algo na ordem de cento e setenta linhas, já detalhado a nível de compra, como o cliente compra, como ele contrata", explica.
A estrutura de acompanhamento (e, portanto, do orçamento-tendência) é organizada em torno de como a obra efetivamente compra e contrata, não em torno de como o orçamento foi calculado. É essa transposição que torna o acompanhamento operacionalmente viável e que faz o orçamento-tendência ser uma ferramenta de gestão.
A segunda é que o orçamento-tendência incorpora a inflação real
Uma obra dura, em média, de dois a três anos. Em um país inflacionário como o Brasil, o que custava X no início da obra custa Y no fim – e Y é, muitas vezes, significativamente maior que X.
O orçamento original trabalha com uma base fixa (mês de referência) e não projeta a inflação dos meses seguintes, partindo do pressuposto de que o INCC (índice de reajuste para os compradores das unidades) cubra a inflação dos custos de construção durante a obra. Já o orçamento-tendência incorpora a inflação efetivamente aplicada nos contratos, com base em índices reais.
"As análises que a gente faz são sempre em valor histórico, enquanto eu estou pagando, mas também em valor indexado. A gente faz as correções por INCC, CUB ou IGPM, dependendo de como o contrato reajusta com o cliente", conta Bruna.
Sem essa dupla apuração, fica difícil saber se a economia que aparece na tendência é real.
Como ler corretamente um orçamento-tendência
Aqui está, talvez, o ponto mais delicado da análise e onde mais empresas tropeçam. Orçamento-tendência se lê globalmente, não item por item.
Em qualquer obra, há pacotes onde a tendência mostra economia e pacotes onde a tendência mostra sobrecusto. Olhar só para os pacotes que estão piorando, sem olhar para os que estão melhorando, leva à reação errada.
A análise correta é sempre global: somar todas as tendências de economia e de sobrecusto, e olhar o resultado líquido contra o orçamento original. Se a tendência geral está abaixo do original, a obra está protegendo a margem, mesmo que pacotes específicos estejam piorando.
E há um cuidado adicional na leitura, especialmente nas análises de propostas: o que parece economia pode não ser. Quando o time de acompanhamento entra no detalhe das propostas, é comum descobrir que a economia projetada não vai se concretizar – seja porque o escopo da proposta mais barata era diferente ou porque uma metodologia mais econômica vai ser substituída por outra ao longo da execução.
"A gente vai analisando as propostas e já tentando antecipar para depois não vir pegadinha", observa Bruna. Esse, aliás, é o trabalho técnico que sustenta o orçamento-tendência, e o que diferencia uma projeção real de um chute otimista.
Por que é preciso rodar o orçamento-tendência todo mês
A premissa do acompanhamento de custos é analisar agora os pacotes que serão contratados daqui a meses, para identificar onde dá para economizar, onde precisa renegociar, onde já se perdeu e não se recupera mais.
Se o orçamento-tendência fosse atualizado a cada três ou seis meses, ou só na metade da obra, ele não cumpriria sua principal função, que é dar tempo de manobra. "É assim que se economiza custo: antecipando, tendo tempo para negociar", comenta Bruna.
Cada fechamento mensal do orçamento-tendência também traz uma oportunidade de desenvolver um plano de ação. Ou seja, a diretoria recebe um número atualizado da obra e pode tomar decisões com base nele – onde vale concentrar esforço de negociação, onde vale ajustar metodologia, onde vale aceitar a perda e compensar em outro pacote, e assim por diante.
Sem essa atualização recorrente e contínua, a empresa só descobre o número final da obra quando ele já está consolidado, e aí não há mais o que fazer. Portanto, dá para dizer que é a recorrência mensal que transforma o orçamento-tendência em ferramenta efetiva de proteção da margem. Cada fechamento é uma chance de identificar onde a margem está se perdendo e de agir enquanto ainda dá tempo.
Como a Celere faz o orçamento-tendência
Na Celere, o orçamento-tendência é a entrega-síntese do ciclo mensal de acompanhamento de custos. A cada fechamento, o time consolida custos incorridos, propostas recebidas, contratos fechados e mudanças de metodologia em uma estrutura de acompanhamento adaptada ao modo como o cliente efetivamente compra e contrata, e que conversa com o ERP que a empresa já utiliza.
A análise é entregue em dois formatos complementares: o valor histórico (caixa real, mês a mês) e o custo indexado (corrigido por INCC, CUB ou IGPM, conforme o contrato do cliente com seu próprio contratante). Isso permite que a diretoria veja tanto o desembolso real quanto o desempenho da obra livre do efeito da inflação.
Cada fechamento também inclui análise dos pacotes ainda em contratação, antecipando potenciais economias e sobrecustos em itens que entrarão no canteiro nos meses seguintes – o trabalho que dá à obra tempo de manobrar antes que cada decisão vire fato consumado.
A Celere atua lado a lado com a equipe do cliente – capacitando o time da obra a operar dentro do processo, oferecendo suporte técnico nas análises de compra e contratação, e garantindo que a diretoria tenha em mãos, todo mês, o que precisa para decidir com segurança.
Se a sua empresa quer estruturar o acompanhamento de custos de uma obra em andamento ou implantar a metodologia em um novo empreendimento, entre em contato com a gente.
Imagem de destaque: Jakub ?erdzicki na Unsplash
