Saiba como a criação de um Procedimento Operacional Padrão (POP) pode ajudar a aumentar a eficiência dos seus processos e trazer mais precisão e segurança para suas obras
Projetos de construção civil são compostos por diferentes áreas e equipes trabalhando ao mesmo tempo. Contudo, nem sempre todos os profissionais estão alinhados quanto aos melhores procedimentos e maneiras de executar as tarefas…
É por isso que, quando o objetivo é aumentar a eficiência da construção civil, é tão importante aprimorar a comunicação entre todas as partes.
Neste sentido, uma boa maneira de alinhar todos em relação ao que é preciso executar é criando uma série de procedimentos operacionais padrão (POP).
O que é um Procedimento Operacional Padrão (POP)?
Um procedimento operacional padrão (POP) é um conjunto de instruções que descrevem o passo a passo para executar adequadamente uma atividade de rotina. Ou seja, o objetivo do POP é fornecer orientações claras sobre as etapas necessárias para concluir uma tarefa ou processo específico.
Utiliza-se esse tipo de orientação para garantir que as atividades sejam concluídas de forma consistente e eficiente, reduzindo riscos de erros.
Além disso, em muitos casos, os POPs são essenciais para a governança na organização. Afinal, eles indicam exatamente o que deve ser feito para que a empresa permaneça em conformidade com os regulamentos e padrões do mercado.
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Por que o Procedimento Operacional Padrão (POP) é importante para as empresas?
Antes de mais nada, o Procedimento Operacional Padrão permite que as organizações sistematizem seus processos, mantendo todos os membros da equipe e outras partes interessadas alinhados sobre o que deve ser feito.
Para entender a importância de se desenvolver POPs, basta analisar o que acontece quando não há nenhum tipo de orientação sobre como tarefas e processos devem ser realizados. Ou, pior, quando existem instruções, mas elas não são padronizadas.
Sem POPs, não há garantia de que as melhores práticas serão seguidas o tempo todo, que todos os membros da equipe permanecerão na mesma página sobre a realização das tarefas ou que a organização continuará operando de maneira positiva e eficaz. Ou seja, as chances de erros, retrabalho, perda de tempo e prejuízos são enormes!
Quem trabalha na construção civil conhece bem as consequências negativas da falta de padronização na realização das tarefas. É por isso que o desenvolvimento de POPs é especialmente importante no nosso setor. Além de evitar problemas e prejuízos, procedimentos padrão são essenciais para assegurar a segurança dos trabalhadores.
6 benefícios gerados pelo POP
- Ajuda na elaboração e no cumprimento de cronogramas.
- Auxilia no treinamento de novos funcionários.
- Assegura que os padrões de conformidade sejam atendidos.
- Garante a segurança de todos os funcionários.
- Evita possíveis falhas e necessidades de retrabalho.
- Proporciona melhoria no alinhamento e na comunicação entre todas as partes interessadas.
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Como criar um Procedimento Operacional Padrão (POP)
Explicar claramente as etapas para concluir uma tarefa e informar os profissionais sobre os riscos do processo são duas das principais funções do Procedimento Operacional Padrão.
Esse deve ser um documento breve e fácil de entender e precisa ter instruções específicas não só sobre o que deve ser realizado, mas especialmente como as tarefas devem ser executadas.
Além disso, é importante revisar o POP constantemente, para garantir que ele permaneça atual e relevante, e seguindo os padrões necessários. Ah, e é crucial registrar e comunicar qualquer alteração feita no POP.
4 perguntas que o Procedimento Operacional Padrão precisa responder:
- Quem desempenha qual papel?
- O que cada função faz?
- Qual é o objetivo ou resultado do papel de cada pessoa?
- O que precisa acontecer está claro?
5 passos para criar um Procedimento Operacional Padrão eficiente
Passo #1: Defina o objetivo da tarefa e por que ela precisa de um POP
Para entender por que o processo em questão precisa de um Procedimento Operacional Padrão, é importante esclarecer:
- De que forma o POP permitirá que funcionários trabalhem com mais eficiência?
- Como seguir o POP garantirá um resultado melhor?
- Como o POP afetará os resultados da empresa?
Também é importante identificar qualquer ponto problemático ou obstáculos que existem atualmente nos processos de sua organização. Afinal, isso permitirá que você seja mais específico ao determinar exatamente como sua equipe será mais produtiva com o POP e qual é o objetivo dessa padronização.
Passo #2: Determine as partes interessadas e os criadores
Qualquer pessoa envolvida ou afetada pelo Procedimento Operacional Padrão deve participar da criação do documento.
De um modo geral, a equipe de desenvolvimento de POP deve ser formada por:
- Executivos da alta liderança: eles devem se concentrar no desenvolvimento de operações enxutas, em um esforço para atingir metas de negócios de alto nível.
- Líderes de gerenciamento: a missão desse grupo é desenvolver as melhores práticas, definir recursos e equipamentos necessários e determinar um plano para implementar o POP.
- Funcionários: atuarão para ajudar a determinar a legitimidade do POP em termos de logística e consumo de recursos.
Além disso, também é necessário definir quem será a pessoa responsável por escrever o documento. O redator do POP precisa ter conhecimento e experiência sobre os processos de sua empresa e do setor de construção como um todo.
Passo #3: Defina o usuário final
Ainda que profissionais de diferentes áreas e níveis se envolvam na criação do Procedimento Operacional Padrão, um público específico utilizará o documento em si. Portanto, é fundamental entender quem são essas pessoas. Assim, você poderá criar um documento com instruções que elas compreenderão facilmente.
O objetivo é que o usuário final perceba as orientações como efetivamente úteis e relevantes e, assim, fique mais propenso a segui-lo na prática. Para isso, ao criar o POP, é fundamental:
- Focar nas tarefas reais do usuário final.
- Utilizar linguagem e terminologia corretas, conforme esperado pelo usuário final.
- Explicar terminologias, quando necessário, sem explicar excessivamente processos e termos que são secundários para ele.
Passo #4: Identifique as dependências da tarefa
É possível que o processo para o qual o Procedimento Operacional Padrão está sendo criado dependa de outros procedimentos. Por isso, é preciso identificar essas dependências e decidir como incorporá-las ao POP.
Ou seja, é preciso analisar, por exemplo, se seria melhor:
- Incluir as orientações dentro do POP da tarefa adjacente;
- Ou criar um POP específico para isso.
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Passo #5: Determinar o escopo e o formato do POP
Além de definir quem usará o Procedimento Operacional Padrão (passo #2), para determinar o escopo do POP é importante considerar questões como: quais equipamentos ou materiais são necessários e qualquer outro fator relevante que possa afetar a tarefa ou processo descrito no procedimento operacional padrão.
No que diz respeito ao formato do documento, o POP pode ser feito de diferentes maneiras.
As instruções podem ser entregues como:
- Checklist com o passo a passo;
- Lista hierárquica das ações;
- Fluxograma;
- Vídeo explicativo;
- Curso interativo;
- Etc.
O formato ideal pode variar de acordo com a complexidade das instruções e do tipo de orientação. Se não houver necessidade de incluir uma explicação adicional ou possíveis contingências, por exemplo, um checklist simples pode ser suficiente. Contudo, se cada etapa do processo puder potencialmente levar a vários resultados, talvez um fluxograma seja mais efetivo.
Por fim, para determinar qual modelo melhor comunica as instruções, é preciso levar em conta o público que utilizará o POP. Afinal, acima de tudo, o POP deve ser entregue para o usuário final na forma mais simples possível para ele acessar as informações e absorver as orientações.
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Componentes de um Procedimento Operacional Padrão
- Folha de rosto: deve apresentar o título do procedimento, a quem se destina (função específica, departamento, equipe), o número de identificação do POP e os nomes e assinaturas das pessoas que prepararam e aprovaram o manual.
- Índice: fornece acesso fácil às várias seções em POPs com conteúdos mais extensos.
- Lista passo a passo dos procedimentos: inclui explicações sobre o objetivo da tarefa, funções e responsabilidades, requisitos regulamentares, terminologia, descrições do que precisa ser feito para concluir cada etapa e uma discussão sobre as decisões que devem ser tomadas.
A busca pela eficiência na construção civil
Agora você conhece mais uma ferramenta que pode ajudá-lo a aumentar a eficiência e a melhorar a produtividade de seus processos de construção civil – o que é ótimo!
Contudo, para desenvolver um Procedimento Operacional Padrão realmente eficiente, é fundamental ter acesso a informações que ajudem a entender os melhores caminhos para executar as tarefas e os diferentes processos.
Nesse sentido, além do conhecimento dos profissionais de sua construtora, é crucial contar com dados reais e indicadores que apontam efetivamente as melhores estratégias para aumentar a produtividade e a eficiência das atividades nos seus projetos de construção civil.
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