Entenda o que é e como funciona a Estrutura Analítica de Projeto, saiba quais as vantagens de usar essa ferramenta e descubra como utilizar a EAP na gestão de obras
Imagine uma pilha de peças de um quebra-cabeça gigante em sua frente. Parece assustador e impossível que todos aqueles elementos sozinhos possam formar uma imagem bela no final. Mas, peça por peça, a figura vai se revelando e, no final, você consegue ter uma visão clara do que é.
Um gestor de obras pode ter a mesma sensação ao se deparar com as diversas partes do planejamento e desenvolvimento de uma obra. São vários elementos individuais que, ao se unirem, formam um resultado coeso.
Porém, diferente da montagem de um quebra-cabeça, não é possível escolher as peças da construção ao acaso. É preciso planejar passo a passo a composição da “imagem” final, pois um encaixe errado pode gerar prejuízo – de tempo e financeiro – e até comprometer a qualidade da estrutura.
Para tornar esse processo mais eficiente e ágil, os gestores de obras podem utilizar a Estrutura Analítica de Projeto (EAP), uma metodologia que define caminhos claros para o desenvolvimento da obra, mostrando as entregas que devem ser realizadas em cada etapa do trabalho.
O que é a Estrutura Analítica de Projeto (EAP)?
A EAP – ou, em inglês, WBS (Work Breakdown Structure) – é uma ferramenta de gestão de projetos que organiza e divide o trabalho em partes menores e mais gerenciáveis.
O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) define a EAP como uma “decomposição hierárquica orientada a entregáveis do trabalho que será executada pela equipe do projeto”.
Simplificando, EAP é um diagrama que organiza todo o trabalho necessário para completar o projeto, tornando mais fácil o planejamento, a execução e o monitoramento das atividades.
Existem dois tipos principais de EAP:
1) EAP orientada a entregas
Neste modelo, o projeto é dividido com foco no que será entregue, ou seja, nos resultados esperados.
Uma EAP orientada a entregas (Deliverable-Based WBS) funciona como um mapa que conecta o trabalho necessário (escopo) com os resultados esperados (entregáveis).
Recomenda-se o uso desse tipo de EAP quando o objetivo é visualizar os itens concretos que compõem o projeto.
2) EAP baseada em fases
Neste modelo, a divisão é feita com base nas etapas do projeto (ex.: planejamento, construção). Ele facilita o acompanhamento cronológico, mas pode deixar de incluir elementos do escopo.
O foco na EAP baseada em fases é detalhar como o projeto será realizado, priorizando os processos e etapas necessários para chegar à entrega final. Essa abordagem é recomendada quando o objetivo é organizar o trabalho de forma cronológica ou processual.
Ou seja, enquanto a EAP orientada a entregas oferece uma visão clara dos resultados, a EAP baseada em fases prioriza o planejamento das etapas necessárias para alcançar esses resultados.
Em projetos de construção, a EAP geralmente é orientada a entrega, focando nos resultados finais do projeto.
Neste sentido, cada nível da EAP detalha o escopo do trabalho, partindo de grandes marcos até tarefas específicas. Assim, o caminho para a conclusão do projeto fica claro e todos os envolvidos entendem suas responsabilidades. Esse modelo é fundamental para planejar, executar e controlar todas as etapas de um projeto.
Por exemplo, em um projeto de construção de um prédio, a EAP pode começar com categorias amplas, como preparação do terreno, fundação, estrutura e acabamento. Cada uma dessas categorias é, então, subdividida em tarefas menores, garantindo que nada seja deixado de lado, desde a escavação e concretagem até a instalação elétrica e inspeções finais.
Por que é importante usar a EAP na gestão de obras?
Uma das vantagens da EAP na gestão de obras é sua capacidade de integrar os três principais elementos de um projeto – escopo, custo e cronograma –, garantindo que todos entendam exatamente o que precisa ser entregue.
O alinhamento desses três fatores transforma a EAP em um guia dinâmico, que pode ser ajustado conforme o projeto avança.
Entre os principais benefícios desta metodologia, destacam-se:
1) Melhoria na comunicação entre os envolvidos no projeto
A EAP oferece uma visão clara e detalhada de todas as tarefas e entregáveis, permitindo que os stakeholders acompanhem o progresso de forma simples. Com cada etapa bem definida, fica mais fácil responder a dúvidas sobre prazos, orçamentos e status das atividades.
2) Estimativas mais precisas
Ao dividir o projeto em partes menores, a EAP permite estimar tempo, custos e recursos com maior precisão. Em construção, onde custos de materiais e mão de obra são significativos, essa precisão ajuda a evitar desvios de orçamento e atrasos.
3) Monitoramento mais focado
A EAP permite que os gestores monitorem o progresso em relação a marcos importantes, como a conclusão de uma fase estrutural ou a aprovação de uma inspeção crítica, por exemplo. Essa clareza no acompanhamento, por sua vez, ajuda a manter a equipe focada nas entregas dentro do prazo.
4) Controle do orçamento e alocação de recursos
Com a EAP, é possível dividir e alocar o orçamento para cada fase ou tarefa específica, o que pode fazer toda diferença na eficiência da obra. Por exemplo: garantir que os recursos para a fase de fundação estejam disponíveis no momento certo ajuda a evitar atrasos e otimizar o fluxo de caixa.
5) Definição do escopo e visualização das tarefas
A EAP funciona como um mapa visual que esclarece as tarefas a serem realizadas e sua sequência. Assim, facilita a compreensão do escopo geral da obra e o papel de cada membro da equipe, reduzindo ambiguidades e falhas de comunicação.
Então, a EAP não só torna o trabalho mais eficiente, como também possibilita uma gestão proativa. Com ela, é possível prever problemas, alocar recursos adequadamente e tomar decisões mais informadas, aumentando as chances de conclusão no prazo e dentro do orçamento.
Como montar uma EAP
É possível montar uma EAP em gráficos no Excel, mas também existem softwares específicos para sua aplicação. Seja qual for o método, é imprescindível que a EAP tenha os seguintes elementos-chave:
- Entregáveis: Resultados ou produtos do projeto, como uma obra finalizada ou uma infraestrutura concluída.
- Pacotes de trabalho: Unidades menores e gerenciáveis do trabalho. Cada pacote deve conter tarefas específicas, orçamento definido e cronograma claro.
- Tarefas: Ações necessárias para completar os pacotes de trabalho, que devem ser claras, mensuráveis e diretamente conectadas aos objetivos do projeto.
- Contas de controle: Pontos de controle para gerenciamento de orçamento e cronograma. Na construção, uma conta de controle pode representar uma fase ou uma grande área do projeto.
- Dicionário EAP: Documento que detalha os elementos da EAP, descrevendo escopo, tarefas, responsáveis e critérios de aceitação para garantir clareza e alinhamento.
Para montar uma EAP eficiente, siga estas etapas:
Passo 1) Reúna todas as informações disponíveis sobre o projeto de construção.
Essas informações podem variar conforme o nível de detalhamento do projeto e incluem desenhos técnicos, estudos de engenharia, trabalhos preliminares de pré-design ou propostas.
Passo 2) Defina o objetivo final – ou seja, o que será construído.
No diagrama da EAP, esse objetivo aparece no topo como um rótulo simples, como o nome do edifício ou empreendimento. Detalhes adicionais e especificações são incluídos no dicionário da EAP, na lista do projeto ou no plano geral.
Passo 3) Escolha entre uma EAP baseada em entregáveis ou em fases, dependendo do que for mais adequado ao seu caso.
Para projetos em etapas iniciais de planejamento, a abordagem baseada em processos pode ser mais adequada, já que muitas questões sobre o design e os métodos de construção ainda não foram resolvidas.
Passo 4) Liste os principais entregáveis, organizando-os por fases de construção ou sistemas estruturais.
Inclua marcos importantes e processos, utilizando um sistema de categorização que indique a parte do trabalho e o nível de detalhamento.
Parte 5) Divida cada entregável em pacotes de trabalho até chegar às atividades específicas.
Cada pacote deve ser fácil de definir, gerenciar, estimar e medir. Embora cada pacote deva ser único e bem definido, também precisam estar integrados aos outros elementos do projeto. Além disso, os pacotes de trabalho devem ser flexíveis para se ajustar a possíveis mudanças.
Por fim, lembre-se de que a EAP é um documento vivo, podendo requerer ajustes ao longo do projeto.
Exemplo de uma Estrutura Analítica de Projeto de Construção
EAP e o cronograma de obras
É comum haver confusão entre EAP e cronograma. Mas, ainda que estejam relacionados, são elementos diferentes. A EAP foca na divisão das tarefas, enquanto o cronograma estabelece seus prazos de execução.
Portanto, a EAP serve como base para o cronograma, organizando o trabalho em partes menores, posteriormente detalhadas em tarefas específicas.
A partir dos pacotes de trabalho, identificam-se as dependências entre tarefas e as estimativas de tempo necessárias para cada etapa, possibilitando a construção de um cronograma realista.
Além disso, marcos e fases destacados na EAP ajudam a monitorar o progresso no cronograma, que também utiliza essas informações para determinar o caminho crítico, ou seja, a sequência de atividades que define a duração total do projeto.
Essa integração entre a EAP e o cronograma garante o alinhamento entre o escopo e o tempo, facilita o acompanhamento do projeto e permite ajustes em caso de mudanças ou imprevistos, promovendo uma gestão eficiente.
Boas práticas para utilizar a EAP na gestão de obras com eficiência
- Mantenha clareza e simplicidade: Crie uma estrutura direta e lógica, compreensível para todos.
- Use uma estrutura hierárquica: Organize as tarefas de cima para baixo, demonstrando como cada parte se encaixa no todo.
- Divida as tarefas: Certifique-se de que cada tarefa seja pequena o suficiente para ser gerenciável, mas ainda significativa dentro do projeto.
- Atualize regularmente: Projetos de construção evoluem com o tempo, então mantenha a EAP atualizada para refletir quaisquer mudanças.
- Identifique marcos e fases: A EAP é ideal para destacar marcos importantes e definir as fases do projeto, facilitando o acompanhamento do progresso.
Para verificar se sua EAP está adequada, use este checklist:
- A EAP cobre 100% do projeto?
- É possível compreender todo o escopo do projeto apenas olhando para a EAP?
- Há redundâncias ou sobreposições nos elementos?
- O mesmo elemento aparece mais de uma vez?
- A EAP possui pelo menos dois níveis sem entrar em muitos detalhes?
- Os níveis seguem uma hierarquia clara?
- Cada item tem um código numérico único relacionado à sua posição na hierarquia e aos padrões de dados de sistemas de construção?
- A estrutura divide-se em pacotes de trabalho gerenciáveis?
- Cada pacote de trabalho possui critérios de aceitação definidos?
- É possível definir, gerenciar, estimar e medir os pacotes de trabalho como estão na EAP?
- Em uma EAP orientada a entregas, os processos relacionados (como inspeções) estão associados aos entregáveis?
- Em uma EAP baseada em fases, o primeiro nível cobre todos os estágios principais?
- A EAP serve como base adequada para o cronograma e o orçamento do projeto?
- O trabalho de pré-construção está separado?
Dados qualificados = EAP mais eficiente e orçamento mais preciso
A EAP bem estruturada é a base para organizar o gerenciamento da obra. E contar com uma base de dados qualificada é essencial para garantir que essa EAP seja eficiente e que o orçamento contemple todas as etapas e atividades, principalmente em projetos complexos de construção civil.
Com dados históricos confiáveis, é possível estruturar os pacotes de trabalho com base em experiências anteriores, considerar todas as particularidades do seu empreendimento e definir processos de aquisição e contratação dos materiais e serviços para a execução da obra. Além de levantar os possíveis imprevistos em projetos similares.
Isso aprimora a precisão das estimativas, ajuda a identificar padrões, permite prever desafios e criar um planejamento mais robusto e realista. Além disso, com informações detalhadas, é possível planejar o fluxo de caixa de forma mais precisa, estimando os custos de cada fase do projeto.
As soluções de inteligência de dados da Celere podem ajudar no planejamento DE TODAS as atividades – e tudo isso em uma plataforma visual e fácil de usar e atualizar.
Utilizando o BIM 5D, a metodologia da Celere permite organizar as etapas de forma mais clara. Além disso, simulações de cenários ajudam a prever diferentes variações, garantindo um cronograma eficiente e adaptável à sua realidade.
Entre em contato e saiba como nossas soluções podem oferecer insights valiosos que melhoram tanto a previsão quanto a execução de atividades do cronograma, resultando em uma obra mais organizada e com menor risco de atrasos, urgências e custos adicionais.
Informações: Mastt; Smartsheet; PMI; WBS; Thórus; Project Manager
