Resolver os problemas de forma rápida, minimizar ao máximo os danos e tirar lições importantes para evitar que erros se repitam. É assim que as falhas no gerenciamento de projetos na construção civil devem ser administradas. Saiba mais!
O gerenciamento de projetos na construção civil é cheio de desafios e, muitas vezes, por mais que você se prepare, falhas acontecem. No entanto, esses erros que ocorrem no meio do caminho podem oferecer uma oportunidade de aprendizado e análise sobre o trabalho.
Em alguns casos, por exemplo, pequenos equívocos ajudam a identificar problemas maiores antes que eles se manifestem. Portanto, são o ponto de virada para melhorias que geram mais produtividade no longo prazo.
Por isso mesmo, apesar de nenhum gestor de obras desejar ativamente buscar cometer erros, saber que muitas vezes eles são inevitáveis e podem oferecem um ponto de vista diferente sobre o projeto pode ajudá-lo a lidar com as falhas de maneira mais calma e estratégica.
Em suma, é interessante ter em mente que:
Erros acontecem. O mais importante é saber que eles são como jóias, para que você aprenda com eles e torne seus processos e seu negócio melhores, é fundamental saber lidar com esses equívocos de forma eficiente e rápida, reparando possíveis danos e evitando que o problema se agrave. Além disso, é crucial analisar o que aconteceu para tirar lições daquele erro e, assim, evitar que ele se repita no futuro.
O objetivo deste artigo é oferecer informações para orientá-lo nesse sentido!
A seguir, listamos atitudes importantes que vão ajudá-lo a lidar melhor com erros no gerenciamento de projetos/empreendimentos. Além disso, também apontamos algumas das principais falhas que podem acontecer na gestão de obras e revelamos como você pode evitá-las.
Acompanhe!
5 passos para lidar com falhas no gerenciamento de projetos na construção civil
Antes de tudo, respire fundo e fique calmo.
Sabemos que, como gestor de obras, você tem uma responsabilidade enorme e, portanto, é comum se sentir pressionado. Contudo, como comentamos anteriormente, erros acontecem. Então, o mais importante é lidar com eles com sabedoria.
Quer aumentar as chances de conter os danos causados pelos erros e de evitar que eles se repitam no futuro? Coloque em prática estas dicas:
Passo #1 para lidar com falhas no gerenciamento de projetos na construção civil:
Assuma a responsabilidade
Erros no desenvolvimento de um projeto de construção civil podem acontecer em diversas áreas e etapas. Contudo, como gestor da obra, grande parte dos processos estão sob sua supervisão. Portanto, o primeiro passo para lidar com falhas no gerenciamento de projetos na construção civil é evitar ficar perdendo tempo tentando achar culpados.
Você ou alguém do seu time cometeu um erro? Então, a atitude mais profissional que você pode ter é chamar para si a responsabilidade e partir logo para a solução daquele problema, antes que ele gere mais danos.
É claro que é importante entender a origem da falha e saber quem são os profissionais, fornecedores ou processos diretamente envolvidos no erro. Contudo, no fim das contas, você precisa tomar as rédeas da situação e focar no mais importante: resolver o problema e minimizar os danos.
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Passo #2 para lidar com falhas no gerenciamento de projetos na construção civil:
Comunique todo os profissionais envolvidos
A pior coisa a se fazer nessas situações é tentar colocar “a sujeira debaixo do tapete”. Seja claro e transparente com sua equipe e comunique o erro rapidamente a todos os profissionais envolvidos e/ou que serão impactados pela falha.
Imagine, por exemplo, que foi identificado um problema em algum material por falta de inspeção em seu recebimento. Nesse caso, é fundamental solicitar a paralisação imediata de sua utilização por parte do time do canteiro de obras. Além disso, pode ser interessante convocar uma reunião para a criação de um plano de ação para mitigar o erro em questão.
Indo além, essa comunicação franca e transparente com os profissionais envolvidos será fundamental para a resolução do problema. Afinal, a visão dos colaboradores será crucial para encontrar possíveis maneiras de solucionar a questão o mais rápido possível.
Por fim, também é fundamental comunicar clientes e parceiros envolvidos no projeto, mantendo-os informados sobre cada passo na resolução daquela falha.
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Passo #3 para lidar com falhas no gerenciamento de projetos na construção civil:
Foque na solução do problema e avalie as possíveis consequências
Em muitos casos, é importante agir rápido para a correção do erro. Em outros, é preciso esperar um tempo para poder desenvolver um cronograma de reparos. Seja qual for a situação, assim que a falha acontecer, você deve listar quais serão os passos necessários para que ela possa ser resolvida da melhor forma possível – e no menor intervalo de tempo possível.
Por exemplo:
– Erros relacionados aos projetos devem levar em conta não apenas a etapa já realizada da obra, como também o backlog a ser executado. Como isso vai impactar o cronograma? E o orçamento?
– Alguns erros podem gerar prejuízos em forma de multas a serem pagas aos fornecedores ou aos clientes.
– Por outro lado, algumas falhas de fornecedores vão gerar multas que devem ser pagas à construtora/incorporadora.
Estas são algumas questões relevantes a serem avaliadas nesse momento:
– Quais são as áreas impactadas pelo erro?
– De que forma elas foram impactadas?
– O que é preciso fazer para corrigir o erro?
– Quanto isso vai custar? Há verba? Como esse dinheiro será levantado? Sua obra possui uma verba de contingência para cobrir imprevistos?
– Quais serão as consequências do erro?
– O que é preciso fazer para minimizar os danos?
– Como isso vai mudar o cronograma e o orçamento do projeto?
– Quais são as obrigações jurídicas que essa falha demanda?
Novamente, ressaltamos que é importante ser transparente com os parceiros e clientes, mantendo-os informados sobre o que está sendo feito para mitigar o erro.
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Passo #4 para lidar com falhas no gerenciamento de projetos na construção civil:
Analise o processo como um todo
Você conseguiu criar um plano de ação para resolver o problema e tudo está no caminho para ser solucionado logo.
Agora, é só relaxar, certo?
Nada disso! Esse é o momento mais importante: quando você vai efetivamente tirar aprendizados dessa falha.
Analise e estude muito bem todo o processo para aprender informações como, por exemplo:
- Como o erro foi comunicado? Foi diretamente para você? Quem comunicou? Quando o comunicado foi feito?
- O que poderia ser melhorado nesse processo?
- A falha poderia ter sido identificada antes? O que seria preciso para que isso fosse possível?
- Quais foram os passos tomados após a identificação do erro?
- Quanto tempo se passou entre a comunicação do erro e as primeiras ações em busca da resolução do problema?
- Esse processo poderia ter sido mais rápido/eficiente? Se sim, o que seria preciso para isso?
- Como a comunicação entre a equipe aconteceu? Todos os envolvidos foram informados a tempo? Os parceiros e clientes estavam a par da situação?
- A comunicação poderia ter se desenvolvido de maneira mais transparente e objetiva?
- Quais foram as principais falhas do processo? Que ações deveriam ter sido tomadas e não foram – ou que aconteceram muito tardiamente no processo?
- Quais foram as práticas mais eficientes desse processo e que deveriam ser repetidas caso outro erro aconteça?
Já em relação ao erro em si, é importante entender:
- Quem foram as empresas/os profissionais diretamente envolvidos no erro?
- Por que esse erro aconteceu? A falha teve origem em algum erro humano ou o problema foi causado por processos/ferramentas ineficientes?
- Quais foram as consequências dessa falha no projeto? Como isso impactará o futuro do desenvolvimento da obra?
- Algo foi feito para tentar minimizar os danos? Se sim, o quê? Se não, por quê?
- As consequências do erro poderiam ter sido amenizadas de alguma forma? De que maneira essa contenção de danos poderia ter sido feita?
- O que é preciso fazer para evitar que esse erro aconteça novamente? O que já foi feito nesse sentido e o que é necessário providenciar?
Respondendo essas perguntas, você terá um panorama bem claro sobre os principais aprendizados que esse erro trouxe e, mais importante, saberá como evitá-lo no futuro!
Portanto, salve essas questões em algum lugar; compartilhe-as com sua equipe, troquem ideias sobre esse roteiro. Ele poderá ser muito útil em um momento complicado para vocês!
Passo #5 para lidar com falhas no gerenciamento de projetos na construção civil:
Documente o erro e aprimore seus processos
Por fim, outro passo fundamental para lidar com erros no gerenciamento de projetos na construção civil é documentar todas as informações levantadas.
Assim, é possível criar procedimentos focados em:
⏱ Melhorar as táticas e o tempo de resposta aos possíveis erros futuros.
⚠️ Criar ações para garantir que o erro não aconteça novamente.
Digamos, por exemplo, que você identificou que o erro demorou muito para ser comunicado e que essa demora acabou piorando ainda mais a situação. Portanto, é recomendável criar um procedimento padrão para a comunicação de falhas, tornando a identificação dos erros mais rápida e eficaz.
Nesse sentido, você pode, por exemplo, determinar questões como os devidos canais de comunicação e as pessoas responsáveis que devem ser alertadas o mais rápido possível.
Quanto ao erro em si, imagine que você concluiu que o problema teve origem na falta de padronização das informações repassadas entre as equipes. Sendo assim, deve criar metodologias e práticas para aprimorar o compartilhamento de informações e atualizações sobre o projeto.
Os principais erros no gerenciamento de projetos na construção civil – e como evitá-los
Mesmo que você saiba como lidar com as falhas que acontecem no desenvolvimento do projeto, o ideal é pensar em como evitá-las muito antes de elas acontecerem.
Para isso, é importante estar sempre analisando seus processos e também estudar o mercado, para identificar ineficiências universais que afetam empresas de construção.
De acordo com um estudo internacional, estes são os principais erros no gerenciamento de projetos na construção civil:
- Falta de organização;
- Comunicação inadequada;
- Gestão de performance ineficaz;
- Discordâncias contratuais;
- Falta de gerenciamento do cronograma;
- Gerenciamento de risco insuficiente;
- Falta de visão de curto prazo;
- Processos de recrutamento e seleção inadequados.
Todas essas falhas de gestão resultam em baixa produtividade e eficiência.
Quer saber como evitá-las?
Estas são algumas ações que vão garantir uma gestão de obra mais eficaz – e com menos probabilidade de erros:
- Investir mais tempo no planejamento da obra;
- Alinhar a comunicação entre todos os envolvidos;
- Utilizar a tecnologia para ajudar na gestão;
- Tomar decisões baseadas em dados;
- Promover treinamentos constantes;
- Desenvolver metodologias de gestão focadas na eficiência;
- Aplicar a metodologia PDCA;
- Adotar um checklist na gestão de suas obras.
Inclusive, esses são temas frequentes aqui no Blog da Celere!
A seguir, confira uma lista de artigos que trazem mais informações sobre os problemas que mais geram erros na obra e dicas para aumentar a eficiência na construção civil.
Sobre os principais erros no gerenciamento de projetos na construção civil:
- 8 erros de gestão que prejudicam a produtividade na construção civil
- Gestão de obras: 5 erros que geram prejuízos
- 8 sinais de que seu gerenciamento de obra está falhando – e como resolver esse problema
Dicas para resolver esses problemas:
- 6 formas de reduzir a ineficiência na construção civil
- Como aumentar a eficiência do canteiro de obras
- 5 melhores práticas para a fase de pré-obra
- 3 ferramentas da Celere para ajudá-lo na fase de pré-obra
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- Por que a eficiência na construção civil é tão importante para nós?
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