Planejar, executar, verificar e agir. Quatro verbos que resumem o caminho do sucesso de um projeto de engenharia. Quatro palavras que, juntas, compõem uma ferramenta simples, mas extremamente importante para quem deseja aumentar a eficácia de seus projetos e da sua rotina profissional: o ciclo PDCA (do inglês plan, do, check, act).
Ciclo PDCA na prática
Útil para profissionais, projetos e empresas de diferentes áreas, o ciclo PDCA é uma ferramenta de “uso contínuo”. Ou seja: não se “gira a roda” uma vez e a abandona; você planeja, executa, verifica, age, planeja de novo, executa de novo, verifica de novo, age de novo, e assim sucessivamente. Em obras, via de regra o ciclo PDCA “gira” mensalmente enquanto um projeto está ativo.
Para facilitar o seu trabalho na utilização dessa ferramenta, desenvolvemos um roteiro de ação para cada uma das etapas do ciclo PDCA. Utilize-a seu favor e melhore a forma como você conduz seus projetos.
Atenção: o roteiro sugerido é apenas uma base para a criação do seu próprio ciclo PDCA. Leve em consideração a realidade da sua empresa/do seu projeto para estabelecer suas ações orientadoras de cada etapa.
Planejar (Plan)
Como já falamos anteriormente (link abaixo), na nossa visão, planejamento não é algo que se faz apenas uma vez em um projeto de engenharia. Pelo contrário. Defendemos que existem diferentes planejamentos que são cruciais para o sucesso de uma obra e devem ser incorporados ao seu dia dia, e que cada planejamento precisa ser revisado ao longo das etapas seguintes do ciclo PDCA.
Leia também:
8 etapas para tornar o planejamento executivo de obras mais consistente e embasado
De qualquer forma, de forma resumida, cada um desses planejamentos exige que você:
- Defina quais são os objetivos e metas naquele momento.
- Estabeleça os indicadores de desempenho que o ajudarão a entender, ao longo do processo, se as coisas estão caminhando conforme esperado.
- Determine qual será a metodologia de trabalho usada para encontrar a solução de tal questão.
- Crie um plano de ação para tirar tudo isso do campo das ideias e levar para a prática.
Nosso checklist para uma obra eficiente e lucrativa é uma ferramenta de planejamento que pode ser muito útil no seu pré-obra. Não deixe de baixar!
Executar (Do)
Planejamento concluído, chega o momento de executar! Sabendo que a execução costuma ser uma das etapas mais complexas para qualquer atividade acompanhada pelo ciclo PDCA, recentemente publicamos um artigo em que apresentamos “as quatro disciplinas da execução”, uma metodologia desenvolvida por especialistas da consultoria Franklin Covey, que ajudará a fazer a roda da execução girar muito mais facilmente em seus próximos projetos.
Basicamente, o roteiro da metodologia 4dx (como eles chamam as quatro disciplinas da execução) consiste em:
- Focar no crucialmente importante.
- Atuar nas medidas de correção.
- Manter um placar envolvente.
- Criar uma cadência de responsabilidade.
Detalhamos todas essas etapas neste artigo. Não deixe de ler!
Verificar (Check)
William Edwards Deming, guru da administração conhecido por ser um dos mestres na área da qualidade, dizia: “Não se gerencia o que não se mede”. Não há dúvidas de que ele tinha razão. Por isso mesmo essa etapa do ciclo PDCA é tão importante.
No entanto, ela não deve ser feita isoladamente. Para trazer os resultados esperados, a verificação precisa ter início no momento em que a execução começa a acontecer. Afinal, acompanhar as atividades em tempo real pode ajudá-lo a corrigir mais cedo possíveis erros e a garantir que os resultados esperados sejam atingidos.
No que diz respeito à verificação em si, é preciso:
- Fazer um monitoramento sistemático de cada atividade elencada no plano de ação e comparar o que tinha sido previsto, com o que já foi realizado, identificando gaps que podem ser sanados em um próximo ciclo, assim como oportunidades de melhoria que podem ser adotadas futuramente.
- Avaliar a metodologia de trabalho para entender se a equipe está no caminho certo ou se é preciso modificar algum processo para se ter mais êxitos durante o decorrer do projeto.
- Colocar em prática o placar envolvente, citado na etapa anterior.
Agir (Act)
Ações de correção e de padronização completam a primeira volta do ciclo PDCA de um projeto. Aqui, deve-se:
- Agir corretivamente sobre os pontos que impossibilitaram o alcance das metas estipuladas.
- Implementar melhorias imediatas.
- Definir qual será o padrão seguido a partir de então.
- Recomeçar o ciclo PDCA.
Simples, não?
Mas, acredite: incorporar o ciclo PDCA à sua rotina de trabalho vai ajudá-lo a gerenciar melhor seus projetos, sua obra e sua carreira.
Coloque-o em prática e comprove!