Saiba como a criação de um Procedimento Operacional Padrão (POP) pode ajudar a aumentar a eficiência dos seus processos e trazer mais precisão e segurança para suas obras
Projetos de construção civil são compostos por diferentes áreas e equipes trabalhando ao mesmo tempo. Contudo, nem sempre todos os profissionais estão alinhados quanto aos melhores procedimentos e maneiras de executar as tarefas… É por isso que, quando o objetivo é aumentar a eficiência da construção civil, é tão importante aprimorar a comunicação entre todas as partes. Neste sentido, uma boa maneira de alinhar todos em relação ao que é preciso executar é criando uma série de procedimentos operacionais padrão (POP).O que é um Procedimento Operacional Padrão (POP)?
Um procedimento operacional padrão (POP) é um conjunto de instruções que descrevem o passo a passo para executar adequadamente uma atividade de rotina. Ou seja, o objetivo do POP é fornecer orientações claras sobre as etapas necessárias para concluir uma tarefa ou processo específico. Utiliza-se esse tipo de orientação para garantir que as atividades sejam concluídas de forma consistente e eficiente, reduzindo riscos de erros. Além disso, em muitos casos, os POPs são essenciais para a governança na organização. Afinal, eles indicam exatamente o que deve ser feito para que a empresa permaneça em conformidade com os regulamentos e padrões do mercado.Leia também: Governança corporativa na construção civil
Por que o Procedimento Operacional Padrão (POP) é importante para as empresas?
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Imagem criada por fabrikasimf para Freepik[/caption]
Antes de mais nada, o Procedimento Operacional Padrão permite que as organizações sistematizem seus processos, mantendo todos os membros da equipe e outras partes interessadas alinhados sobre o que deve ser feito.
Para entender a importância de se desenvolver POPs, basta analisar o que acontece quando não há nenhum tipo de orientação sobre como tarefas e processos devem ser realizados. Ou, pior, quando existem instruções, mas elas não são padronizadas.
Sem POPs, não há garantia de que as melhores práticas serão seguidas o tempo todo, que todos os membros da equipe permanecerão na mesma página sobre a realização das tarefas ou que a organização continuará operando de maneira positiva e eficaz. Ou seja, as chances de erros, retrabalho, perda de tempo e prejuízos são enormes!Quem trabalha na construção civil conhece bem as consequências negativas da falta de padronização na realização das tarefas. É por isso que o desenvolvimento de POPs é especialmente importante no nosso setor. Além de evitar problemas e prejuízos, procedimentos padrão são essenciais para assegurar a segurança dos trabalhadores.
6 benefícios gerados pelo POP
- Ajuda na elaboração e no cumprimento de cronogramas.
- Auxilia no treinamento de novos funcionários.
- Assegura que os padrões de conformidade sejam atendidos.
- Garante a segurança de todos os funcionários.
- Evita possíveis falhas e necessidades de retrabalho.
- Proporciona melhoria no alinhamento e na comunicação entre todas as partes interessadas.
Leia também: Como melhorar a comunicação em projetos de construção civil
Como criar um Procedimento Operacional Padrão (POP)
Explicar claramente as etapas para concluir uma tarefa e informar os profissionais sobre os riscos do processo são duas das principais funções do Procedimento Operacional Padrão. Esse deve ser um documento breve e fácil de entender e precisa ter instruções específicas não só sobre o que deve ser realizado, mas especialmente como as tarefas devem ser executadas. Além disso, é importante revisar o POP constantemente, para garantir que ele permaneça atual e relevante, e seguindo os padrões necessários. Ah, e é crucial registrar e comunicar qualquer alteração feita no POP.4 perguntas que o Procedimento Operacional Padrão precisa responder:
- Quem desempenha qual papel?
- O que cada função faz?
- Qual é o objetivo ou resultado do papel de cada pessoa?
- O que precisa acontecer está claro?
5 passos para criar um Procedimento Operacional Padrão eficiente
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Image criada por Freepik[/caption]
Passo #1: Defina o objetivo da tarefa e por que ela precisa de um POP
Para entender por que o processo em questão precisa de um Procedimento Operacional Padrão, é importante esclarecer:- De que forma o POP permitirá que funcionários trabalhem com mais eficiência?
- Como seguir o POP garantirá um resultado melhor?
- Como o POP afetará os resultados da empresa?
Passo #2: Determine as partes interessadas e os criadores
Qualquer pessoa envolvida ou afetada pelo Procedimento Operacional Padrão deve participar da criação do documento. De um modo geral, a equipe de desenvolvimento de POP deve ser formada por:- Executivos da alta liderança: eles devem se concentrar no desenvolvimento de operações enxutas, em um esforço para atingir metas de negócios de alto nível.
- Líderes de gerenciamento: a missão desse grupo é desenvolver as melhores práticas, definir recursos e equipamentos necessários e determinar um plano para implementar o POP.
- Funcionários: atuarão para ajudar a determinar a legitimidade do POP em termos de logística e consumo de recursos.
Passo #3: Defina o usuário final
Ainda que profissionais de diferentes áreas e níveis se envolvam na criação do Procedimento Operacional Padrão, um público específico utilizará o documento em si. Portanto, é fundamental entender quem são essas pessoas. Assim, você poderá criar um documento com instruções que elas compreenderão facilmente. O objetivo é que o usuário final perceba as orientações como efetivamente úteis e relevantes e, assim, fique mais propenso a segui-lo na prática. Para isso, ao criar o POP, é fundamental:- Focar nas tarefas reais do usuário final.
- Utilizar linguagem e terminologia corretas, conforme esperado pelo usuário final.
- Explicar terminologias, quando necessário, sem explicar excessivamente processos e termos que são secundários para ele.
Passo #4: Identifique as dependências da tarefa
É possível que o processo para o qual o Procedimento Operacional Padrão está sendo criado dependa de outros procedimentos. Por isso, é preciso identificar essas dependências e decidir como incorporá-las ao POP. Ou seja, é preciso analisar, por exemplo, se seria melhor:- Incluir as orientações dentro do POP da tarefa adjacente;
- Ou criar um POP específico para isso.
Leia também: Como utilizar o método PERT de gestão de projetos na construção civil
Passo #5: Determinar o escopo e o formato do POP
Além de definir quem usará o Procedimento Operacional Padrão (passo #2), para determinar o escopo do POP é importante considerar questões como: quais equipamentos ou materiais são necessários e qualquer outro fator relevante que possa afetar a tarefa ou processo descrito no procedimento operacional padrão. No que diz respeito ao formato do documento, o POP pode ser feito de diferentes maneiras. As instruções podem ser entregues como:- Checklist com o passo a passo;
- Lista hierárquica das ações;
- Fluxograma;
- Vídeo explicativo;
- Curso interativo;
- Etc.
Leia também: Diagrama de Ishikawa na gestão da construção civil
Componentes de um Procedimento Operacional Padrão
- Folha de rosto: deve apresentar o título do procedimento, a quem se destina (função específica, departamento, equipe), o número de identificação do POP e os nomes e assinaturas das pessoas que prepararam e aprovaram o manual.
- Índice: fornece acesso fácil às várias seções em POPs com conteúdos mais extensos.
- Lista passo a passo dos procedimentos: inclui explicações sobre o objetivo da tarefa, funções e responsabilidades, requisitos regulamentares, terminologia, descrições do que precisa ser feito para concluir cada etapa e uma discussão sobre as decisões que devem ser tomadas.
A busca pela eficiência na construção civil
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Foto de RODNAE Productions[/caption]
Agora você conhece mais uma ferramenta que pode ajudá-lo a aumentar a eficiência e a melhorar a produtividade de seus processos de construção civil – o que é ótimo!
Contudo, para desenvolver um Procedimento Operacional Padrão realmente eficiente, é fundamental ter acesso a informações que ajudem a entender os melhores caminhos para executar as tarefas e os diferentes processos.
Nesse sentido, além do conhecimento dos profissionais de sua construtora, é crucial contar com dados reais e indicadores que apontam efetivamente as melhores estratégias para aumentar a produtividade e a eficiência das atividades nos seus projetos de construção civil.
Nossa equipe pode ajudá-lo nesse sentido!
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