Um bom fluxograma de compras pode ajudar a tornar sua gestão de suprimentos mais eficiente. Saiba como usar essa ferramenta a seu favor
Ter processos de compras bem estabelecidos é crucial para o sucesso de qualquer projeto de construção. Afinal, a aquisição de materiais e serviços impacta diretamente o andamento, o orçamento e a qualidade da obra.
Por outro lado, além de fazer com que a empresa pague mais por materiais ou serviços, a falta de processos de compras bem estabelecidos também pode desencadear um efeito dominó, afetando todo o andamento do projeto. Atrasos nas compras, por exemplo, podem estender os prazos do projeto – o que, consequentemente, gera mais prejuízo.
E ainda, além dos impactos financeiros diretos, um processo de compra ineficiente também pode levar à má distribuição de recursos, perda de oportunidades e desgaste nas relações com clientes e fornecedores.
Não é o que você quer, certo?
Uma ferramenta que pode ajudar a resolver essas questões é o fluxograma de compras, que organiza todas as etapas envolvidas no processo de compras de maneira visual e clara.
O que é e para que serve o fluxograma de compras?
Utilizado no contexto da construção civil, um fluxograma de compras nada mais é do que uma representação visual do processo de aquisição de materiais, equipamentos e serviços necessários para a execução de uma obra. Na prática, ele serve para organizar, padronizar e otimizar o processo de aquisição de materiais e serviços.
Ou seja, é uma ferramenta essencial para seguir todos os passos do processo de compra corretamente, minimizando erros, atrasos e custos extras.
Benefícios da adoção do fluxograma de compras
#1 Por padronizar as etapas do processo de compras, o fluxograma minimiza a ocorrência de erros, como omissões de informações ou aprovações indevidas, garantindo o cumprimento correto de todas as exigências.
#2 Ao se definir um fluxo de trabalho, gestores, departamento de compras e fornecedores sabem exatamente o que e quando realizar cada tarefa, melhorando a comunicação e evitando mal-entendidos.
#3 Um bom fluxograma também permite a execução rápida e eficiente do processo de compras, agilizando as aprovações, a seleção de fornecedores e o recebimento de materiais – essencial em projetos de construção com prazos apertados.
#4 Por fim, ao documentar e visualizar todas as fases do processo de compras, fica mais fácil auditar e verificar se cada etapa foi seguida corretamente. Isso aumenta a transparência, o controle sobre os gastos e a adequação às políticas da empresa.
Etapas do fluxograma de compras na construção
As etapas do processo de compras na construção podem variar de acordo com o perfil e o tamanho da empresa e também com o tipo e o volume de material que se precisa adquirir. Da mesma forma, o detalhamento do fluxograma de compras na construção também varia. É possível incluir mais ou menos etapas de acordo com os processos da empresa.
No entanto, de maneira geral, estas são as etapas do fluxograma de compras na construção:
1) Identificação da necessidade
A primeira etapa consiste em identificar o que é necessário para a obra – seja em termos de materiais, equipamentos ou serviços. O cronograma e as necessidades do projeto definem se quem fará isso é a equipe de engenharia, os arquitetos ou gestores de obra.
Nesta fase, engenheiros e arquitetos devem colaborar para definir as especificações exatas dos materiais de construção, levando em conta normas técnicas relacionadas ao serviço ou material em questão.
2) Solicitação de compra
Após a identificação da necessidade, gera-se uma solicitação de compra formal. Esse documento de requisição interno especifica o que é preciso comprar, a quantidade necessária, as especificações técnicas e o prazo desejado para a entrega.
3) Cotação e seleção de fornecedores
O setor de compras faz então uma pesquisa de fornecedores que podem atender à demanda e solicita orçamentos e informações sobre prazo de entrega e condições de pagamento de diferentes fornecedores.
Nesse momento, é importante verificar a capacidade de produção, a confiabilidade e o histórico de entregas de cada fornecedor. A avaliação deve seguir critérios bem definidos para minimizar o risco de atrasos e garantir a qualidade dos materiais adquiridos.
4) Análise e comparação de propostas
Nesta fase, a equipe de compras ou o gestor responsável avalia as propostas recebidas com base em critérios como preço, prazo, qualidade dos materiais, confiabilidade do fornecedor e condições de pagamento. Dessa forma, há uma equalização das propostas, o que torna o processo de decisão quanto à escolha do fornecedor mais claro e transparente.
É recomendável que o setor de compras analise as propostas em conjunto com o gestor da obra ou equipe técnica. Isso vai garantir a contratação dos fornecedores mais alinhados às necessidades específicas da obra.
5) Negociação e aprovação da compra
Nesta etapa, é necessário discutir e acordar com clareza todos os termos da compra – como preço, prazos e condições de pagamento.
Após a seleção do fornecedor, é preciso aprovar a compra. A gerência de compras, o gestor do projeto ou a diretoria da empresa pode ficar responsável por essa etapa, dependendo do valor e da complexidade da aquisição.
6) Emissão do pedido de compra
Depois da aprovação, emite-se o Pedido de Compra (PO), documento formaliza os termos acordados – como quantidade, especificações, preço, prazo de entrega e condições de pagamento.
7) Recebimento e inspeção
Os materiais ou serviços adquiridos são entregues na obra e devem ser inspecionados para garantir que estão de acordo com as especificações do pedido, como qualidade, quantidade e prazo. Verificar se os materiais estão em conformidade já nesta fase evita problemas futuros na execução da obra.
Se o material entregue não estiver conforme o esperado, é preciso devolvê-lo ou negociar ajustes. Registrar detalhadamente qualquer não conformidade garante a utilização apenas dos materiais adequados.
8) Armazenamento e controle de estoque
Após a aprovação do recebimento, é preciso armazenar os materiais no melhor local possível. Além disso, é importante estabelecer processos de gestão de estoque para assegurar que os materiais estejam disponíveis conforme necessário.
9) Pagamento ao fornecedor
Depois de confirmar que os materiais ou serviços foram entregues corretamente, realiza-se o pagamento conforme as condições do contrato ou pedido de compra.
Leia também: Gestão de suprimentos na construção civil
Imagem: Zeev
Como a Celere pode ajudar a otimizar o seu fluxograma de compras
No fim, a elaboração de um fluxograma de compra eficaz passa pela gestão da informação e pelo bom uso de dados por construtoras e incorporadoras. Um fluxograma bem estruturado facilita essa gestão ao organizar de forma clara cada etapa do processo de compras.
O Budget Analytics da Celere gera muitas das informações do que será comprado e contratado ao longo da obra. Com isso, grande parte da Etapa 1 (Identificação da Necessidade) é automatizada por um fluxo de informações e dados gerados pelo nosso orçamento executivo integrado ao BIM.
Além de facilitar o trabalho, aumenta-se a precisão e confiabilidade das informações. Com isso, diminui a probabilidade de erros nos pedidos, garantindo que tudo seja contemplado na quantidade certa e evitando que fique frente de obra parada por falta de recursos (mão de obra, equipamentos, ou materiais).
É o verdadeiro processo BIM, desde a definição do escopo e orçamento, passando por planejamento e chegando na execução e gerenciamento da obra.
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Informações: Sienge; Construction Procurement Handbook;
Construction Costs Accounting; Zeev; Constrafor
