O sucesso de um projeto imobiliário depende de diversos fatores. Entre eles está o cumprimento do cronograma. E para que um empreendimento seja entregue dentro do prazo, os profissionais envolvidos também precisam ser organizados quanto às suas próprias atividades. Daí a importância da gestão do tempo para gestores de obras.
Quando um gestor é desorganizado, vive apagando incêndios e está sempre imerso na correria do dia a dia, sem tempo para analisar questões importantes do projeto. Uma gestão do tempo eficiente vai ajudá-lo a ter mais disponibilidade para pensar estrategicamente sobre a obra – identificando problemas antes que eles aconteçam e, assim, evitando mais perda de tempo (e de dinheiro).
Sabendo disso e pensando em ajudá-lo a utilizar as horas do seu dia de maneira mais eficiente, apresentamos a seguir algumas dicas práticas de gestão do tempo. Confira!
6 dicas de gestão do tempo para gestores de obras
Antes de mais nada, é importante entender que gerenciar o tempo não significa assumir o controle total de suas atividades. Problemas e imprevistos podem acontecer a qualquer momento e atrapalhar o “plano perfeito” que você tinha traçado. Isso é normal e natural.
Administrar o tempo significa atuar de forma mais consciente e eficiente. Em vez de se deixar levar pela correria do dia a dia, quem gerencia seu tempo realiza as tarefas de forma mais organizada e, assim, consegue utilizar melhor suas horas de trabalho.
Na prática, estas são algumas maneiras de você fazer uma boa gestão do tempo e ver o nível de eficiência do seu trabalho evoluir:
1 – Mensure o tempo gasto com cada atividade
Como diz aquela famosa frase de William Edwards Deming, “o que não pode ser medido não pode ser gerenciado”. Monitorar as horas gastas em cada atividade é fundamental para organizar suas tarefas de forma realista e estruturada.
Por exemplo: por mais que você queira executar várias atividades durante um dia, muitas vezes é preciso separar uma data apenas para uma tarefa específica, que exige maior dedicação da sua parte. Por outro lado, existem atividades que podem ser feitas rapidamente e não demandam tanto tempo, podendo fazer parte da programação de uma manhã.
Entender essas questões vai ajudá-lo a montar uma agenda mais organizada – de acordo com as prioridades de cada tarefa e com o tempo gasto para executá-las.
2 – Crie um cronograma geral
Durante a elaboração do planejamento do projeto, desenvolva também um cronograma individual com as suas tarefas. Exemplo: visitas semanais à obra, reuniões periódicas com o cliente, inspeções etc. Além disso, defina prazos para que essas tarefas aconteçam. Além de ser uma forma de controlar o tempo, essa tática também vai evitar que você se envolva com outras questões e acabe esquecendo das atividades importantes.
3 – Crie um cronograma sazonal
Além desse cronograma geral, fazer uma agenda sazonal é mais uma dica importante de gestão do tempo para gestores de obras. Pode ser um cronograma para a semana, para cinco ou 15 dias – conforme for melhor para você. O importante é que você liste todas as atividades que deverá realizar neste período menor. Isso ajuda a manter o foco nas tarefas mais urgentes no curto prazo.
Esse cronograma semanal também é importante porque podem surgir atividades que não estavam previstas no planejamento inicial. Aliás, outra dica é: deixe um período (uma tarde ou algumas horas) livre na sua agenda semanal para incluir a resolução de imprevistos ou para reuniões de última hora.
4 – Entenda o momento de delegar tarefas
É comum ouvir gestores dizendo que não têm tempo para nada. A verdade é que, muitas vezes, eles poderiam ter tempo de sobra se deixassem de centralizar algumas tarefas do projeto.
Entender o momento de delegar é crucial na gestão do tempo para gestores de obras. Você precisa confiar na capacidade da sua equipe para que ela faça o trabalho que tem que fazer – afinal, você só contratou esses profissionais porque sabe que eles são capazes, certo?
A não ser que os colaboradores realmente sejam ineficientes (nesse caso, deve-se investir na capacitação ou repensar a contratação), delegue tarefas! Seu papel como líder é orientar os profissionais e não fazer por eles.
5 – Siga o ciclo PDCA
Recentemente, falamos sobre a importância do Ciclo PDCA para o sucesso de um projeto de empreendimento imobiliário. E essa ferramenta também pode ser útil na gestão do tempo de gestores de obras.
PDCA é a sigla em inglês para: planejar, executar, verificar e agir (plan, do, check, act). O ciclo PDCA é uma ferramenta de uso contínuo. Ou seja: não se “gira a roda” uma vez e a abandona; você planeja, executa, verifica, age, planeja de novo, executa de novo, verifica de novo, age de novo, e assim sucessivamente.
Ao aplicar esse princípio em suas atividades como gestor, você garante que seu planejamento de tarefas esteja sempre alinhado com as demandas atuais e mudanças que acontecem no projeto.
6 – Conte com a ajuda da tecnologia
Se você é daqueles que não dispensa uma boa agenda de papel, não estamos propondo que você mude totalmente de hábito. Mas uma sugestão interessante para aumentar a eficiência da gestão do seu tempo é criar também uma agenda eletrônica – no Google Calendar, por exemplo.
É muito provável que, em alguns momentos, você não tenha sua agenda física em mãos, certo? Pois é, mas o seu celular está sempre no seu bolso. A vantagem de uma agenda eletrônica é que ela está disponível onde quer que você vá – o que facilita que ajustes sejam feitos sempre que necessário.
Além disso, existem aplicativos mais elaborados que ajudam a monitorar o tempo gasto com as tarefas e ainda enviam lembretes sobre as atividades pendentes. Esse tipo de tecnologia é uma ajuda extra para gerenciar melhor o tempo.
Esperamos que essas dicas de gestão do tempo o ajudem a realizar um gerenciamento mais organizado das suas atividades e da obra como um todo.
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