Está pensando em adotar um sistema para controlar suas obras? Conheça 11 questões que você deve levar em conta antes de contratar uma ferramenta digital para gerenciar projetos de construção civil e acerte na escolha!
Não há como escapar: ou você entra na corrida digital, ou vai ficar para trás. Afinal, estamos vivendo a revolução 4.0, e a evolução tecnológica, que já impacta significativamente o trabalho na construção civil, exercerá um papel cada vez mais importante em nosso dia a dia.
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Atualmente, existem ferramentas e sistemas digitais voltados a diferentes fases e áreas na construção civil. Neste artigo, vamos focar em tecnologias voltadas especificamente à gestão de obras.
O que avaliar ao escolher uma ferramenta digital para gerenciar projetos de construção civil
Antes de mais nada, é importante ter em mente não somente os resultados potenciais do sistema, mas também a forma como a ferramenta avaliada atende às suas necessidades específicas e se alinha ao contexto da sua empresa.
Além disso, é preciso lembrar que, acima de tudo, o sistema deve ajudar a simplificar as tarefas e os processos da gestão de obras. Afinal, sabemos que este é um trabalho naturalmente complexo, não é mesmo?
Neste sentido, os 11 critérios abaixo são um excelente ponto de partida para avaliar uma ferramenta para gerenciar projetos de construção civil. Leve-os em conta na hora de tomar sua decisão e aumente a chance de garantir que o sistema adotado traga resultados realmente efetivos para sua gestão!
1 – Usabilidade
Quanto mais fácil de se utilizar um sistema, maior é a sua usabilidade.
Levando em conta que a ferramenta adotada deve prioritariamente facilitar o seu trabalho, não é difícil entender por que esse é um fator importante, certo?
Algumas ferramentas possuem um design intuitivo – o que significa que, ao abrir o programa, o usuário já sabe “automaticamente” o que precisa fazer. É isso que você deve buscar ao escolher uma ferramenta digital para gerenciar projetos de construção civil!
É claro que alguns aspectos de uso podem demandar treinamento prévio para aprender como manipular as funções da melhor forma. No entanto, de modo geral, o sistema precisa ser intuitivo e fácil de entender. Mesmo que você não entenda toda a tecnologia por trás, a ferramenta deve ser simples de utilizar!
2 – Rapidez
Quem nunca passou pela frustração de acessar um site e ter que esperar segundos ou minutos (o que é uma eternidade, em termos tecnológicos) para as páginas carregarem? Você não quer que essa experiência se repita durante os momentos do seu trabalho em que mais precisa de agilidade, certo?
Por isso, é fundamental testar a ferramenta para verificar a velocidade das operações – sempre comparando com sua situação atual. Se o sistema demora mais tempo para fazer uma tarefa do que você levaria manualmente, e gera os mesmos resultados, é melhor rever o fornecedor do software.
3 – Facilidade de atualização
Esta é uma questão que muitas vezes passa batida na hora da contratação de ferramentas digitais, mas é de extrema relevância.
As atualizações são feitas pelos fornecedores para corrigir erros e implementar melhorias que impactam diretamente no seu trabalho. Então, é importante entender como elas funcionam. Estas são algumas perguntas que você pode fazer nesse sentido:
– O sistema atualiza automaticamente ou é preciso gerar um comando manual?
– Se é manual, você mesmo pode fazer ou alguém da empresa fornecedora realiza essa tarefa?
– Quanto tempo leva para o sistema atualizar?
4 – Flexibilidade e autonomia da ferramenta
Em termos de ferramentas digitais, flexibilidade e autonomia se traduzem em: como o sistema se adapta às suas necessidades específicas e qual é o nível de liberdade que você, como usuário, tem para personalizar e configurar as funções de acordo com a situação.
Isso é importante porque, quanto mais flexível e adaptável a ferramenta for, melhor você poderá usá-la para resolver os problemas particulares das suas obras.
Por isso, na hora de escolher uma tecnologia para fazer a gestão de sua obra, recomendamos que alinhe com o fornecedor todas as suas necessidades específicas e verifique de que forma o sistema poderá atuar em cada uma dessas questões.
Este é um passo crucial para contratar a melhor ferramenta digital para gerenciar projetos de construção civil!
5 – Mobilidade e integração entre dispositivos
Mobilidade e integração entre dispositivos são questões importantes porque ajudam a conectar o escritório com o campo de obras.
Se o sistema é acessível via smartphone ou tablet, você poderá fazer alterações no projeto em tempo real quando estiver verificando a obra in loco. Além disso, os profissionais que estão em campo também poderão enviar informações atualizadas por meio do sistema, ajudando você a gerenciar a obra de perto – esteja onde estiver.
Por isso, não se esqueça de avaliar esses critérios na hora de escolher uma ferramenta digital para gerenciar projetos de construção civil!
6 – Integração com outros sistemas
É provável que sua empresa já utilize sistemas em outras áreas – financeiro, design, compras etc., certo? E como gestor de obras, você precisa ter acesso às informações das diferentes áreas, não é mesmo? Por isso, ao escolher uma ferramenta digital para gerenciar projetos de construção civil, é importante verificar se ela se integra a esses outros sistemas.
Caso contrário, você acabará tendo que acessar diferentes plataformas para ter acesso às informações sobre seus projetos. E ainda, se cada um desses sistemas tiver dados isolados, você precisará uni-los manualmente – o que não é muito prático e vai contra o propósito central da contratação da tecnologia, que é facilitar o seu trabalho!
7 – Fácil compartilhamento de informações
Este é um fator que adiciona um nível a mais de agilidade às suas obrigações diárias. Periodicamente, você precisa compartilhar informações da obra com investidores, clientes, parceiros e outros profissionais envolvidos no projeto. Se a ferramenta facilitar esse processo, você ganhará tempo e mais credibilidade.
A facilidade para compartilhar informações pode ser percebida em funções como:
– Exportação de relatório em formatos universais – como Microsoft Word, imagens (JPG, PNG) ou PDF.
– Integração com ferramentas de e-mail ou outros aplicativos de mensagens.
– Integração com outros sistemas utilizados pelos profissionais e parceiros do projeto.
– Aplicação para envio de e-mail automático.
– E assim por diante.
8 – Satisfação dos usuários
Se outros clientes estão felizes com a ferramenta, é um bom sinal de que ela realmente funciona, certo? Sim, mas é preciso entender quem são esses usuários satisfeitos.
– Eles atuam na mesma área em que você?
– Os empreendimentos estão alinhados aos que sua empresa realiza?
– Em outras palavras, as necessidades de vocês são as mesmas?
Uma ferramenta pode ser ótima para determinado perfil de obra e empresa e não ser tão eficiente para outros. Então, se possível, vá além dos depoimentos e cases de sucesso divulgados pela área de marketing do fornecedor da tecnologia e tente entender mais a fundo como a ferramenta ajudou outros clientes.
Melhor ainda se puder fazer um período de teste para verificar na prática se o sistema realmente atende às suas demandas.
9 – Tempo e modo de implementação
Imagine contratar uma ferramenta e ter que esperar seis meses (ou mais!) para começar a usá-la. Improdutivo e ineficiente, não é mesmo?
Pois é essa situação que muitas empresas enfrentam quando não verificam detalhadamente os processos de implementação de uma ferramenta antes de assinar o contrato!
Neste sentido, é importante que estejam bem claras informações como:
– Passos da implementação.
– Tempo previsto e prazos específicos para cada etapa da implementação.
– Custo total da implementação.
– Responsáveis por cada passo da implementação.
10 – Custo-benefício
Neste caso, custo-benefício diz respeito à relação entre o quanto você terá que investir e o que ganhará com esse investimento. Apesar de parecer uma conta simples, é importante levar em consideração que nem sempre seus resultados serão diretamente financeiros e/ou imediatos.
Por exemplo:
Uma solução para automatizar algumas de suas tarefas pode não gerar nenhum lucro direto, mas ajudará você a ganhar mais tempo, que poderá ser aplicado na criação de estratégias que trarão mais lucro e produtividade para suas obras.
Além disso, você deve considerar como investimento não somente o valor que vai pagar pela ferramenta (para comprar a licença ou pagar a mensalidade, por exemplo). Avalie também:
– Custos extras para adaptação da ferramenta.
– Custos de implementação e atualização.
– Tempo de treinamento necessário (tempo também é dinheiro!).
Ou seja, por um lado, quanto mais “pronto para usar” o sistema for, menos você terá que investir para fazer ajustes. Por outro, é importante avaliar se o tempo e o dinheiro investidos trarão resultados em curto e/ou longo prazo.
11 – Segurança
Segurança é uma condição indispensável em uma ferramenta digital para gerenciar projetos de construção civil. Por isso, ao contratar um software que vai reunir informações importantes sobre suas obras, é importante verificar:
– De que forma os dados são armazenados? Localmente, dentro do computador? Na nuvem? Há algum backup de segurança?
– Quais são os mecanismos de defesa do sistema contra possíveis ataques e invasões?
– Caso aconteça algum problema no computador ou na conta da empresa, os dados e as informações dos projetos estarão protegidos?
E lembra que recomendamos que você analise a satisfação de outros usuários em relação à ferramenta em questão? Nesse processo, também investigue se há alguma reclamação ou relato de incidente que coloque em dúvida a segurança de tal sistema.
Dica extra: softwares não são pílulas mágicas!
A tecnologia tem, sim, grande potencial de trazer mais agilidade e produtividade à gestão na construção civil. Mas não basta apenas contratar uma ferramenta digital e achar que tudo está resolvido.
O próprio processo de escolher uma ferramenta digital para gerenciar projetos de construção civil exige que você reflita sobre seus métodos e procedimentos de gestão. Afinal, a transformação digital exige uma mudança de postura das empresas.
Não se trata de esperar que robôs e outras tecnologias façam o trabalho do gestor ou que eliminem tarefas.
É mais do que isso! É sobre pensar em maneiras de tornar a gestão mais eficiente.
Para isso, é necessário ter um conhecimento profundo do negócio e do mercado e entender o que realmente é necessário para tornar sua gestão mais eficiente e produtiva. A partir daí escolher a melhor ferramenta digital será uma tarefa muito mais fácil!
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